Kat malikleri kurulu toplantısı: çağrı, yeter sayı, vekâlet

Kat malikleri kurulu, apartman ve sitenin en üst karar organıdır. Aidatın belirlenmesinden yöneticinin seçimine, dış cephe boyasından yönetim planının değiştirilmesine kadar bütün önemli kararlar burada alınır. Usule uyulmadan alınan kararlar iptal edilebilir; bu yüzden çağrının, yeter sayının ve vekâletin kurallarını bilmek yönetimin temel işidir. Aşağıdaki özet 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 27–33. maddelerine dayanır.

Ne zaman toplanır?

• Olağan toplantı: Yönetim planında gösterilen zamanda; yönetim planında hüküm yoksa her takvim yılının Ocak ayında, yılda en az bir kez (md. 29/1).
• Toplu yapılarda olağan toplantı en geç iki yılda bir yapılır; yönetim planında hüküm yoksa ikinci takvim yılının Ocak ayında.
• Olağanüstü toplantı: Yöneticinin, denetçinin ya da kat maliklerinin üçte birinin istemiyle, gerekçe gösterilerek yapılır (md. 29/2).

Olağan toplantı aynı zamanda yöneticinin hesap verdiği (md. 39) ve her yıl yeniden atandığı (md. 34) toplantıdır.

Çağrı nasıl yapılır?

• Toplantıdan en az 15 gün önce,
• bütün kat maliklerine,
• imza karşılığı çağrı ya da taahhütlü mektupla,
• toplantının sebebi (gündem) belirtilerek yapılır (md. 29/2).

İlk çağrıda, ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi de yazılır. İki toplantı arasında en az 7 gün bulunmalı (md. 29/3) ve ikinci toplantı ilkinden en geç 15 gün sonra yapılmalıdır (md. 30/2).

E-posta, SMS ya da mesajlaşma ile çağrı geçerli mi?

Araştırmamızda e-posta, SMS ya da WhatsApp ile yapılan çağrıyı geçerli sayan bir Yargıtay kararı bulunamadı. Kanuni şekle uyulmadan yapılan çağrıyla alınan kararlar iptal edilebilir. Yönetim planına konan bir elektronik bildirim maddesi ya da malikin yazılı kabulü savunulabilir, ancak kanunun açık şekil hükmü karşısında risklidir. En sağlam yol, kanuni kanalı (imza listesi ya da taahhütlü gönderim) kullanmak ve elektronik kanalları ek hatırlatma olarak görmektir. İmzalı listeyi ve PTT barkodlarını saklayın.

Toplantı ve karar yeter sayısı

Kaynak: KMK md. 30/1 ve 30/2. İlk toplantıda yeter sayıyı izlerken iki ölçüyü birlikte tutmak gerekir: katılan malik sayısının oranı ve katılanların arsa payı toplamının oranı. Biri sağlanıp diğeri sağlanmazsa toplantı açılamaz.

Oy hakkı ve sınırları

• Her kat malikinin, arsa payına bakılmaksızın bir oyu vardır (md. 31).
• Birden çok bağımsız bölümü olan malik her bölüm için bir oy alır, ancak oyları toplam oyların üçte birini aşamaz; kesirler dikkate alınmaz.
• Ortak mülkiyetteki bir bölümü, aralarından seçecekleri bir vekil temsil eder.
• Malik, doğrudan kendisini ilgilendiren konuda oy kullanamaz.

Vekâlet sınırları

• Bir vekil, toplam oy sayısının %5'inden fazlasını kullanamaz (md. 31/5).
• 40 ve daha az bağımsız bölümlü yapılarda bir kişi en fazla iki kat malikini temsil edebilir.

Pratikte vekâletnameler toplantıdan önce toplanmalı, her vekilin temsil ettiği oy sayısı hazirun listesinde ayrıca gösterilmelidir.

Özel yeter sayılar

Bazı kararlar için kanun daha yüksek ya da farklı bir çoğunluk arar. En sık karşılaşılanlar:

Karar defteri

Kararlar, sayfaları numaralı ve her sayfası noterce mühürlü bir deftere yazılır ve toplantıya katılan bütün maliklerce imzalanır. Aykırı oy verenler gerekçelerini yazarak imzalar (md. 32/4). Yönetici aynı deftere giderleri de yazar ve defter her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırılır (md. 36). Önceki kararlar sonraki durumlar için emsal sayılır (md. 32/5); bu yüzden kararların konusuna göre aranabilir bir arşivi tutmak işe yarar.

Elektronik bir kayıt, noter onaylı defterin yerine geçmez. Yazılım deftere geçirilecek metni ve imza çizelgesini hazırlayabilir; imzalı sayfanın taranmış hali kayda eklenir.

İptal davası süreleri

Kurul kararına itiraz eden malik iptal davası açabilir (md. 33):

• Toplantıya katılıp aykırı oy veren malik, karar tarihinden itibaren bir ay içinde;
• toplantıya katılmayan malik, kararı öğrendiği tarihten itibaren bir ay içinde,
• her halde karar tarihinden itibaren altı ay içinde.

Yok ya da batıl sayılan kararlar için süre yoktur. Dava açılmadan önce arabulucuya başvuru zorunluluğu da (HUAK md. 18/B) göz önünde tutulmalıdır.

Toplantı öncesi kontrol listesi

• Toplantı tarihi bugünden en az 15 gün sonra mı?
• Çağrıda gündem, ikinci toplantının yeri ve tarihi (7–15 gün sonra) yazılı mı?
• Çağrı imza listesiyle ya da taahhütlü mektupla yapıldı mı, kanıtı saklandı mı?
• Hazirun listesinde sayı ve arsa payı oranları ayrı ayrı hesaplanıyor mu?
• Vekâletnameler %5 ve (40 bölüm altında) iki kişi sınırına uyuyor mu?
• Gündemdeki her kararın gerektirdiği özel çoğunluk belli mi?
• Kararlar noter onaylı deftere yazılıp imzalatıldı mı?

Konutra'da nasıl?

Konutra'nın toplantı ekranı çağrı tarihinin en az 15 gün sonra, ikinci toplantının 7–15 gün aralığında olmasını denetler. Kanuni kanal (elden imza, taahhütlü) ile uygulama, e-posta ve SMS ek kanalları ayrı tutulur, kanıt yüklenir. Oy motoru sayı ve arsa payı çoğunluğunu ayrı hesaplar; üçte bir ve vekâlet sınırlarını uygular. Yazılım deftere yazılacak metni üretir, her yıl 31 Ocak için "defteri notere kapattır" görevi açar. Ayrıntılar duyuru, toplantı ve karar defteri bölümünde; yıllık takvim için yükümlülük takvimi yazımıza bakabilirsiniz.

Hukuki danışmanlık değildir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve yayın tarihindeki mevzuat metinlerine dayanır. Mevzuat değişebilir; "doğrulanmalı" diye işaretlenen noktalar ve somut durumunuz için resmî metne ve bir hukukçuya başvurun.

Diğer yazılar

• 2026 işletme projesi değişikliği: 7579 sayılı Kanun ne getirdi?
• Aidat gecikme tazminatı nasıl hesaplanır? (%5, gün bazında)
• Apartman yöneticisinin yasal yükümlülük takvimi (2026)
• Banka havalesinde aidat eşleştirme nasıl otomatikleşir?
• Borçlu listesi asmak KVKK'ya aykırı mı? (Kurul İlke Kararı 2026/348)
• Kapıcı SGK ve maaş rehberi: kolay işverenlik, vergi, çalışma süresi